Личный опыт: Как вести несколько дизайн-проектов одновременно

Расскажу про опыт свой студии — мы делаем до 100 проектов в год

Наталья Преображенская 27 июня, 2021

Комментировать2

Нажмите «Вставить», чтобы добавить статью на ваш сайт или блог.

Когда студия выходит на режим «несколько дизайнеров одновременно ведут несколько проектов», блокнотами, календарями и чатами в мессенджерах не обойтись — рассказываю, как организован контроль за проектами в моей студии.

► Почитайте, если вы заказчик, и хотите узнать, как контролируются процессы по проектам — и почему это нормально, когда одна студия делает несколько проектов сразу (и ничего не напутают!)
► Почитайте, если вы практикующий дизайнер — и хотите сравнить свой опыт и привычки по ведению проекта.

Архитектурное Бюро 2.0

ПЕРВАЯ ВСТРЕЧА С КЛИЕНТОМ

1. Анкетирование по опроснику. Зачем? — такой подход сразу дает представление о заказчике, его приоритетах, настраивает клиента на рабочий лад — ведь многие, начиная ремонт, действуют от эмоций, хотят всего и сразу, и им сложно настроиться на длительную работу.

ОБ ЭТОМ
► Как выстраивать общение с заказчиком (внутри —опросник для скачивания)

Алиса Баронова и группа компаний "V element"

2. Первое домашнее задание для клиента. Зачем? — проект делается для клиента, и поэтому его невозможно сделать без клиента — домашние задания необходимы, и этому я посвящу отдельную статью позже.

3. Заведенный проект в программе категории CRM (Customer Relationship Management или Управление отношениями с клиентами). Зачем? — Вся информация по проекту будет копиться в одном месте, это удобно и для клиента, и для дизайнера, и для подрядчиков, и для менеджеров студии.

Личный опыт: Как вести несколько дизайн-проектов одновременно

Почему недостаточно почты и мессенджеров
Реализация проекта длится в среднем от 5 до 12 месяцев. За это время переписка легко потеряется; в мессенджерах удобно обсуждать детали, но искать нужный документ или ссылку — тяжело, кроме того, случается, что переписка теряется из-за технических накладок.

В программах типа Activ Colab, Trello, Wrike, Битрикс 24, Мегаплан, Prome Lab (на скриншоте) удобно контролировать проект со всех сторон — с финансовой, менеджерской, организационной. Все документы, нужные заказчику, также прикрепляются в программе (вплоть до телефонов подрядчиков, ссылок на чертежи на облачном хранилище и графика поставки материалов).

MARKINA DESIGN

Кстати: Любые CRM облегчают официальное согласование проекта с клиентом. Например, через мессенджеры многие привыкли общаться голосовыми сообщениями — в CRM нужно сформулировать мысль, и становится яснее, согласен ли клиент на определенное решение, или нет.

Такие программы незаменимы и когда участники проекта находятся в разных часовых поясах — глобализацию никто не отменял.

Orb-space

А если клиент отказывается пользоваться электронными досками / планировщиками

Лично я пытаюсь убеждать и настаивать. Да, есть клиенты, для которых пользование новыми программами — стресс, и они не понимают цели. Однако это необходимо для успешной и четкой реализации проекта. И через некоторое время все, даже самые «олдскульные» наши заказчики убеждаются — когда вся информация собрана в одном месте, с удобными ссылками, и понятно, где лежат какие документы, — стресс от ремонта в целом снижается.

Факт: Программы-планировщики помогают вести проект и наглядно дают заказчику понять, что все под контролем — ему не нужно беспокоиться и постоянно спрашивать, как идут работы (хотя, скорее всего, он все равно будет это делать).

Vele Luce

ОТ СТАРТА РАБОТ ДО ЗАВЕРШЕНИЯ ПРОЕКТА

1. Выкладывайте все документы на облачное хранилище, и прикрепляйте ссылки на электронную доску или в планировщик — для прямого доступа к информации, чтобы не приходилось ничего листать и искать. Дублируйте все в мессенджеры.

2. Просите заказчика подтверждать в планировщике, что он согласовывает то или иное решение — это поможет сделать путь реализации проекта более прозрачным.
Соберите для заказчика в отдельном документе таймлайн по реализации проекта, со сроками поставки материалов и позиций — и также опубликуйте его в планере.

3. Составьте контакт-лист поставщиков — и оставьте его в открытом доступе, чтобы и через некоторое время после реализации проекта заказчик мог легко найти подрядчиков для гарантийного ремонта или по какому-то другому вопросу.

Личный опыт: Как мы организуем контроль за проектами

Совет: После реализации проекта: не закрывайте чат с клиентом и не удаляйте проект в планировщике / на электронной доске.

ЗАГРУЗИТЬ…
► Сверьте свои способы вести проект и составлять папку — скачайте по ссылке рабочий инструмент в помощь дизайнеру — «Тетрадь с широкими полями №3»

ВАША ОЧЕРЕДЬ…
Коллеги! Поделитесь в комментариях: как вы организуете контроль за своими проектами? Как выстраиваете работу с заказчиком?